charte Vie privée

janvier 2022

pourquoi cette charte Vie privée ?

Si vous travaillez ou postulez pour un emploi chez Hamilton Bright ou l’une de ses filiales (dénommées ensemble Hamilton Bright Group), consultez notre site Internet par intérêt, utilisez notre appli ou réagissez sur nos réseaux sociaux, nous avons besoin de certaines de vos données à caractère personnel. Cette charte Vie privée vise à détailler en toute transparence la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Hamilton bright group veille à utiliser vos données à caractère personnel de façon intègre et consciencieuse. Elles sont dès lors traitées et sécurisées soigneusement par nos soins. Le fondement de notre démarche est le Règlement Général sur la Protection de Données (RGPD).

Nous avons détaillé ci-dessous quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi et comment. Nous expliquons également comment nos clients, (ex-)collaborateurs, postulants ou internautes consultant notre site web peuvent exercer leur droit à consulter ou effacer leurs données à caractère personnel, notamment.

données à caractère personnel que nous traitons

Hamilton bright group traite vos données à caractère personnel parce que vous avez fait usage de nos services et/ou nous avez confié vos données.

Voici la liste des données à caractère personnel que nous traitons :

prénom et nom de famille
sexe
date de naissance
lieu de naissance
adresse postale
numéro de téléphone
adresse e-mail
numéro de compte bancaire
adresse IP
données concernant votre activité sur notre site Internet
comportement de surf sur d’autres sites web
localisation (SmartSpotter)

données particulières et/ou sensibles que nous traitons

Hamilton bright group traite certaines données sensibles ou particulières :

identifiant personnel
données de mineurs de moins de 16 ans

Notre service et/ou site Internet n’a pas l’intention de collecter les données d’internautes de moins de 16 ans, sauf si nous en avons reçu l’autorisation de leurs parents ou tuteurs. Nous ne sommes toutefois pas en mesure de vérifier si un internaute est ou non âgé d’au moins 16 ans. Nous conseillons dès lors aux parents de vérifier les activités en ligne de leurs enfants, pour éviter que des données les concernant soient collectées sans autorisation parentale. Si vous êtes convaincu(e) que nous avons collecté des données à caractère personnel de mineurs d’âge sans cette autorisation, veuillez nous contacter via le formulaire web ; nous effacerons ces renseignements.

but poursuivi pour le traitement des données à caractère personnel

Hamilton bright group traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

collaborateurs

Hamilton bright group collecte et traite les données des collaborateurs afin d’exécuter une administration du personnel complète, précise et ciblée, en tenant compte des nécessités de l’administration fiscale, de la comptabilité et de la législation. En outre, Hamilton Bright Group utilise ces données pour la gestion du personnel, par exemple pour le fidéliser et le motiver, pour communiquer sur l’évolution de l’entreprise, pour utiliser des moyens nécessaires au développement des collaborateurs, dont Unit4 Talentmanagement.

candidats à l’emploi

Hamilton bright group collecte les données de candidats à un emploi afin de composer et entretenir une réserve de candidats et de pourvoir les postes qui sont ou seraient vacants à l’avenir.

legends

Hamilton bright group traite également les données d’anciens collaborateurs qui, avec leur accord, sont ajoutés aux Hamilton Bright Legends. Le but du traitement de ces données consiste à entretenir un réseau d’anciens collaborateurs, de les informer des développements de Hamilton Bright Group et d’autres activités organisées à leur intention.

internautes

Hamilton bright group s’efforce d’entretenir un site Internet très convivial. À cet effet, nous analysons le comportement des internautes sur notre site. Nous sommes ainsi en mesure d’en optimaliser le fonctionnement. Nous constatons le comportement des internautes, mais pas leur identité. Vos données demeurent donc anonymes. Pour pouvoir analyser ce comportement, le cookie Hotjar est installé sur notre site web.

SmartSpotter

Les données de localisation de l’internaute sont enregistrées à l’aide de l’appli SmartSpotter dans le but de détecter les fraudes. Les conditions d’emploi de l’appli et le mode d’enregistrement des données de localisation sont détaillés dans la charte Vie privée de SmartSpotter.

durée de conservation de données à caractère personnel

Hamilton bright group est obligé de conserver certaines données des dossiers des collaborateurs jusque cinq ans après leur départ de l’entreprise. Il s’agit de :

la déclaration d’imposition des salaires
une copie de la carte d’identité

La loi ne stipule pas de délai de conservation d’autres données à caractère personnel contenues dans les dossiers des collaborateurs. Hamilton Bright Group les conserve deux ans après le départ de l’entreprise.

Hamilton bright group demande toujours aux postulants l’autorisation de conserver leurs données à caractère personnel si cela s’avère pertinent pour des opportunités d’embauche à plus long terme. Si les candidats donnent leur autorisation, le délai de conservation est d’un an. Si la candidature est toujours pertinente, ce délai n’est prolongé qu’avec l’accord du candidat. Si le candidat ne donne pas son autorisation, le délai de conservation de ses données à caractère personnel n’est que de quatre semaines.

À l’échéance du délai de conservation ou lorsque les données à caractère personnel ne sont plus pertinentes, Hamilton Bright Group assure la destruction consciencieuse des données numériques et sur papier.

partage de données à caractère personnel avec des tiers

Hamilton bright group ne vend pas vos données à des tiers et ne les fournira à des partenaires que si cela s’avère nécessaire à l’exécution du contrat avec vous ou au respect des obligations légales. Un contrat de sous-traitance est passé avec les entreprises qui traitent vos données à caractère personnel pour notre compte, afin de garantir le niveau de protection et de confidentialité de vos données à caractère personnel. Hamilton bright group demeure responsable de ce traitement.

sécurisation de vos données à caractère personnel

Hamilton bright group veille à protéger soigneusement vos données à caractère personnel et prend les mesures requises pour éviter tout abus, perte, accès, publication et modification illicite. Si vous pensez que vos données à caractère personnel ne sont pas correctement sécurisées ou avez des indications qu’elles sont mal utilisées, contactez-nous à l’adresse privacy@hamiltonbright.com.

consultation, modification et effacement de données à caractère personnel

Vous avez le droit de consulter, de corriger ou d’effacer vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de données à caractère personnel par hamilton bright group et de retirer une éventuelle autorisation préalable. Vous avez également le droit de nous demander de vous transmettre dans un fichier informatique les données à caractère personnel que nous détenons à votre propos, ou de les transmettre à un tiers désigné par vous.

Vous pouvez introduire ces demandes de consultation, de correction, d’effacement, de transfert de données à caractère personnel, de retrait d’autorisation ou d’opposition de traitement de données à caractère personnel via le formulaire web.

Pour que nous soyons certains que la requête provient bien de vous, nous vous demandons de l’accompagner d’une copie de votre carte d’identité. Veuillez biffer ou effacer sur cette copie le numéro de carte d’identité, le numéro de registre national, la photo d’identité et la bande de numéros lisibles en machine au bas de la carte, afin de protéger votre vie privée. Nous réagirons aussi vite que possible à votre requête, mais au plus tard après quatre semaines.

cookies et autres techniques comparables utilisés sur notre site

Hamilton bright group utilise uniquement des cookies techniques et fonctionnels, ainsi que des cookies analytiques qui respectent votre vie privée. Un cookie est un petit fichier de texte qui est stocké sur votre ordinateur, tablette ou smartphone dès la première consultation du site Internet. Les cookies que nous utilisons sont nécessaires au fonctionnement technique du site Internet et à sa facilité d’emploi. Ils permettent notamment un fonctionnement correct du site Internet et la mémorisation de vos préférences, par exemple linguistiques. Ils nous permettent aussi d’optimiser le site web. Vous pouvez empêcher le stockage de cookies sur votre navigateur Internet en modifiant ses paramètres. Vous pouvez également effacer tous les cookies précédemment stockés.

droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle

Vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont nous traitons vos données personnelles et vous ne parvenez pas à trouver une solution avec nous ? Dans ce cas, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en

remplissant le formulaire prévu à cet effet, disponible sur le site web de l’Autorité de protection des données et en le renvoyant
soit par courrier
à l’attention de l’Autorité de protection des données,
Rue de la Presse 35
à 1000 Bruxelles,
soit via le site web

modifications à la charte Vie privée

Hamilton bright group se réserve le droit de modifier ponctuellement sa charte Vie privée. Nous vous invitons par conséquent à consulter régulièrement notre charte Vie privée pour prendre connaissance des dernières mises à jour.

Si vous avez des questions à propos de la charte Vie privée, n’hésitez pas à nous contacter. Pour toute question et/ou observation, contactez-nous à l’adresse e-mail privacy@hamiltonbright.com.

Toute demande ou question concernant le RGPD/AVG et vos données personnelles peut être soumise par l’intermédiaire du formulaire web disponible via ce lien.

Notre charte Vie privée a été modifiée pour la dernière fois le 4 janvier 2022