privacy statement

januari 2022

waarom deze privacy statement?

Als je bij hamilton bright of een van haar dochterondernemingen (samen hamilton bright group) werkt, solliciteert, uit interesse onze website bezoekt, gebruikmaakt van onze app of reageert op onze sociale media uitingen, dan hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig. Over de verwerking van jouw persoonsgegevens door hamilton bright group willen we transparant zijn, vandaar deze privacy statement.

Hamilton bright group staat ervoor integer en zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Deze worden dan ook zorgvuldig door ons verwerkt en beveiligd. Het uitgangspunt hiervoor is de General Data Protection Regulation (GDPR).

Hieronder hebben wij op een rijtje gezet welke gegevens wij van jou verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast leggen wij uit hoe jij als klant, (oud)medewerker, sollicitant of bezoeker van onze website je rechten tot bijvoorbeeld inzage of verwijdering van jouw persoonsgegevens kunt uitoefenen.

persoonsgegevens die wij verwerken

Hamilton bright group verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• voor- en achternaam
• geslacht
• geboortedatum
• geboorteplaats
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres
• bankrekeningnummer
• IP-adres
• gegevens over jouw activiteiten op onze website
• gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen
• locatiegegevens (SmartSpotter)

bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Hamilton bright group verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

• burgerservicenummer (BSN)
• gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via het webformulier, dan verwijderen wij deze informatie.

met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Hamilton bright group verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

medewerkers

Hamilton bright group verzamelt en verwerkt gegevens van medewerkers met als doel een volledige, nauwkeurige en doelmatige personeelsadministratie te voeren, rekening houdend met de eisen die de belastingdienst, accountant en wetgeving stelt. Daarnaast gebruikt hamilton bright group de gegevens van medewerkers voor het uitvoeren van onderdelen van het personeelsbeleid, zoals het binden en boeien van medewerkers, het communiceren van en over bedrijfsontwikkelingen en het gebruiken van middelen ten behoeve van de ontwikkeling van de medewerker, waaronder Unit4 Talentmanagement.

sollicitanten

In het geval van het verzamelen van gegevens van sollicitanten heeft hamilton bright group het doel om een effectieve talent poule op te bouwen en in stand te houden, voor de invulling van vacatures die nu en in de toekomst ontstaan.

legends

Hamilton bright group verwerkt ook gegevens van oud-medewerkers die, na het verlenen van toestemming worden toegevoegd aan de hamilton bright legends. Het doel van het verwerken van deze gegevens is het onderhouden van het netwerk met deze oud-medewerkers, hen informeren over ontwikkelingen van hamilton bright group en communiceren met hen over onder andere activiteiten die voor en met hen worden georganiseerd.

bezoekers website

Hamilton bright group vindt het belangrijk dat de website zeer gebruiksvriendelijk is. Hiervoor analyseren wij het surfgedrag op de website. Zo krijgen wij goed in kaart waar we de website kunnen optimaliseren. We zien het surfgedrag van onze websitebezoekers, maar niet wie de website daadwerkelijk bezoekt. Je gegevens zijn bij ons dus anoniem. Om dit surfgedrag te meten is Hotjar als cookie op onze website geïnstalleerd.

SmartSpotter

Door middel van de SmartSpotter app worden locatie gegevens van de gebruiker opgeslagen ten behoeve van fraude detectie. De voorwaarden voor het gebruik van de app en hoe er wordt omgegaan met de locatie gegevens is opgenomen in de privacy statement van SmartSpotter.

hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Hamilton bright group is verplicht een aantal gegevens uit het personeelsdossier tot vijf jaar na uitdiensttreding te bewaren, dit betreft:

• de loonbelastingverklaring;
• een kopie van het identiteitsbewijs.

Voor de overige gegevens in het personeelsdossier staat geen wettelijke termijn. Hiervoor hanteert hamilton bright group een termijn van twee jaar na uitdiensttreding.

In het geval het sollicitatiegegevens betreft vraagt hamilton bright group toestemming voor het bewaren van de gegevens indien dit relevant is voor mogelijkheden op termijn. Indien er toestemming wordt verleend is de bewaartermijn één jaar, waarna indien nog relevant opnieuw toestemming wordt gevraagd. Indien er geen toestemming wordt verleend vanuit de sollicitant is de bewaartermijn van de gegevens vier weken.

Na het verlopen van de bewaartermijn of wanneer de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, ziet hamilton bright group toe op een zorgvuldige vernietiging van de papieren en digitale gegevens.

delen van persoonsgegevens met derden

Hamilton bright group verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Hamilton bright group blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Hamilton bright group neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@hamiltonbright.com.

gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door hamilton bright group en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen via het webformulier.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Hamilton bright group gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Ben je het niet eens met hoe wij met je persoonsgegevens omgaan en kom je er samen met ons niet uit? Dan kun je een privacy klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) door:

• contact op te nemen met het Informatie- en Meldpunt Privacy van de AP: telefoonnummer: 088-1805250, bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 10:00 tot 12:00 uur;
• een klacht in te dienen via het meldingsformulier Klachten | Autoriteit Persoonsgegevens;
• een brief te sturen naar:
  Autoriteit Persoonsgegevens
  Postbus 93374
  2509 AJ Den Haag

wanneer er wijzigingen zijn

Hamilton bright group behoudt zich het recht voor van tijd tot tijd haar privacy statement aan te passen. Wij raden je daarom aan regelmatig onze privacy statement te bekijken voor de laatste update.

Mocht je vragen hebben over onze privacy statement, neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn voor vragen en/of opmerkingen te bereiken op emailadres: privacy@hamiltonbright.com.

Alle verzoeken en vragen aangaande GDPR/AVG en je persoonlijke gegevens kun je kwijt via het webformulier onder deze link

Ons privacy statement is bijgewerkt op 4 januari 2022